reuniões produtivas no trabalho híbrido

Reuniões produtivas no trabalho híbrido: como conduzir?

Liderar reuniões produtivas em um ambiente de trabalho remoto ou híbrido às vezes soa como um desafio.

É mesmo possível que funcionários locais e remotos trabalhem juntos em harmonia – quanto mais participar das mesmas reuniões?

E os funcionários que vão ao escritório alguns dias por semana e depois trabalham remotamente no restante? Onde eles se encaixam?

Embora essas perguntas possam parecer assustadoras, não deixe que elas o intimidem. Com consideração cuidadosa e um pouco de planejamento, você pode liderar reuniões produtivas em praticamente qualquer ambiente de trabalho.

Para ter reuniões produtivas no trabalho híbrido, contrate a equipe certa

Contratar funcionários em um ambiente remoto ou híbrido parece diferente de contratar funcionários para funções estritamente no local.

Ao considerar os funcionários para um ambiente no local, você deve prestar atenção a coisas como:

  • A competência de cumprir um cronograma de trabalho;
  • A habilidade de trabalhar cara a cara com clientes e colegas de trabalho;
  • A capacidade de trabalhar sob supervisão direta.

Mas a contratação para um ambiente híbrido remoto exige que você analise atentamente as habilidades remotas de um candidato.

Pergunte a si mesmo:

  • Os funcionários são iniciantes que podem projetar e manter seus próprios cronogramas com responsabilidade?
  • Eles podem trabalhar em um ambiente com diferenças de fuso horário e várias ferramentas de comunicação remota?
  • Todos conseguem trabalhar com clientes e colegas presenciais e remotos?

Antes de investir em novos funcionários, certifique-se de que eles tenham as habilidades e a constituição comportamental necessárias para trabalhar em seu ambiente híbrido remoto.

Se você não tiver certeza se um funcionário se encaixa, considere contratá-lo em caráter experimental ou por projeto, primeiro.

Para reuniões produtivas no trabalho híbrido, pense antes de agendar 

Faça a si mesmo as seguintes três perguntas antes de agendar uma reunião:

Eu realmente preciso agendar uma reunião? 

Antes de solicitar o horário de trabalho de seus funcionários, considere se uma reunião é realmente necessária. 

Por exemplo, você pode enviar um boletim informativo da empresa que resuma o que você gostaria de dizer? Você pode enviar um comunicado para seus líderes para eles poderem discutir rapidamente os pontos-chave com suas equipes? Nesse caso, não agende uma reunião, se comunique por e-mail.

Quem realmente precisa estar lá? 

Pode ser tentador enviar um convite de reunião para todos em sua organização. Mas é realmente necessário? 

Se a sua reunião for sobre um tópico de nicho com o qual um determinado departamento não tem nada a ver, eles deveriam estar lá? Em vez de convidar a todos, concentre-se em convidar apenas os funcionários que precisam trabalhar em uma tarefa específica.

Com que rapidez posso encerrar esta reunião?

Os funcionários temem ficar sentados em reuniões prolongadas quando sabem que têm uma pilha de trabalho para fazer depois. Para manter a atenção durante as reuniões, tente mantê-las em menos de uma hora.

Você também precisará considerar se será o anfitrião da reunião pessoalmente ou online.

Por exemplo, se a reunião for direcionada ao seu departamento de vendas, observe suas configurações de trabalho. Eles estão todos no local? Ou em home office? Ou uma mistura dos dois? Se eles são remotos, eles moram nas proximidades? Se eles morarem nas proximidades, deveriam comparecer a uma reunião no local ou, em vez disso, atender a uma ligação rápida da equipe?

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4 etapas para liderar reuniões produtivas no trabalho híbrido

Organizar reuniões para seu local de trabalho híbrido remoto pode ser um verdadeiro desafio. Seguindo essas quatro etapas, você pode aproveitar ao máximo seu tempo e o tempo de sua equipe híbrida remota.

Planeje e defina uma intenção no início de cada reunião

As reuniões produtivas acontecem quando os líderes planejam e definem uma intenção no início de cada reunião.

Você está planejando agendar uma reunião sobre os esforços de rebranding? Crie uma apresentação que analise os ativos da marca, as cores e as mensagens principais da sua empresa. Em seguida, adicione alguns slides que listem o que você gostaria de enfocar durante a reunião.

No início da reunião, certifique-se de incluir alguns minutos para saudações, apresentações e tempo de conexão. Você pode até incluir um quebra-gelo virtual rápido ou um jogo para ajudar a manter todos envolvidos.

Então, deixe todos saberem o propósito desta reunião e no que eles vão trabalhar.

Concentre-se em construir confiança e conexão com sua equipe

Confiança e conexão são os principais pilares de toda organização de sucesso. Os funcionários fazem seu melhor trabalho quando se sentem confiáveis ​​e quando seu bem-estar como funcionário é considerado.

Mas a confiança não é algo dado automaticamente. Ele precisa ser cultivado e nutrido para prosperar.

Aqui estão algumas dicas rápidas que você pode usar para promover a confiança entre sua equipe:

  • Conheça cada membro da equipe.
  • Identifique e discuta os valores compartilhados regularmente.
  • Incentive os funcionários a virem até você para obter suporte quando necessário.
  • Conceda autonomia aos funcionários e evite práticas de microgestão.
  • Promova a confiança ensinando habilidades de desenvolvimento de liderança.
  • Seja gentil e prestativo ao falar com os funcionários e fornecer feedback.
  • Promova uma comunicação cuidadosa, hospedando um treinamento de habilidades de comunicação.
  • Ofereça treinamentos online para que todos possam participar.

Torne todas as reuniões colaborativas

Torne todas as reuniões colaborativas, incentivando os funcionários a contribuir com suas próprias ideias e sugestões.

Aqui estão algumas maneiras de promover reuniões práticas:

  • Certifique-se de que cada funcionário tenha uma tarefa para trabalhar ou uma ideia para compartilhar durante a reunião.
  • Atribua a cada funcionário um novo tópico para se familiarizar antes da reunião. Em seguida, peça-lhes que ensinem esse tópico ao resto da equipe durante a reunião. 
  • Pergunte aos funcionários o que ELES acham que deveria ser abordado nas reuniões. Peça-lhes que enviem perguntas, tópicos, preocupações e possíveis soluções específicas com antecedência.

Envie uma recapitulação/resumo da reunião após todas as reuniões

Para promover uma mudança duradoura após cada reunião, certifique-se de enviar uma recapitulação da reunião ou um resumo para viagem a todos os participantes. As recapitulações não precisam ser longas, mas devem destacar os principais itens cobertos e as etapas de ação que o grupo definiu.

Certifique-se também de adicionar o resumo a um banco de dados unificado da empresa, ou pasta compartilhada, para que os funcionários possam acessá-los facilmente quando necessário.

Como conduzir então, reuniões produtivas no trabalho híbrido? 

Mantenha todos igualmente informados. Comunique todas as atualizações e diretivas aos funcionários remotos e no escritório ao mesmo tempo, e no mesmo formato.

Democratize suas reuniões. Seja ativo e intencional ao incluir funcionários remotos em todas as reuniões da equipe e peça a opinião deles.

Avalie o desempenho de maneira equitativa, independentemente do local de trabalho dos funcionários. Concentre-se nos resultados. Esclareça para toda a equipe as métricas pelas quais eles serão avaliados, para que cada membro saiba o que é esperado deles.

Dê a todos os funcionários a chance de assumir a liderança em tarefas de alto perfil, como fazer uma apresentação ou supervisionar um projeto colaborativo. Não escolha apenas a pessoa mais próxima – dê aos trabalhadores remotos a oportunidade de mostrar suas habilidades também.

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O trabalho híbrido apresenta novos desafios para o local de trabalho. A transição não será perfeita. Mas as organizações que aprenderem a aproveitar ao máximo esse novo estilo de trabalho ganharão flexibilidade, agilidade e autonomia sem precedentes.

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