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Comunicação eficaz no ambiente de trabalho: o que é e sua importância

A comunicação eficaz ocorre quando uma mensagem é enviada e recebida com precisão. 

Só porque você acredita que está comunicando ideias e informações de maneira adequada em sua organização, não significa necessariamente que seja eficaz.

Uma boa comunicação pode impulsionar o trabalho em equipe e levar a uma melhor colaboração no projeto. Isso se aplica a praticamente todos os setores.

A comunicação no local de trabalho é importante para otimizar a comunicação interna. 

Manter uma comunicação eficaz garante que a administração e a equipe abaixo deles estejam na mesma página.

Isso significa que os funcionários estão confiantes com o trabalho que estão realizando e os gerentes têm a garantia de que os membros da equipe estão realizando esse trabalho corretamente.

Mas lembre-se de que a comunicação no local de trabalho e a comunicação empresarial são diferentes. Ambos são importantes para o sucesso de uma empresa no futuro.

Sabemos que uma comunicação eficaz no local de trabalho é uma coisa boa. 

Com uma comunicação clara, a produtividade aumenta, os conflitos dos funcionários diminuem e o relacionamento com o cliente melhora. 

Com todos esses efeitos colaterais positivos, como os gerentes de RH podem incentivar a comunicação eficaz no trabalho?

O que exatamente é a comunicação eficaz?

A comunicação é mais do que simplesmente fazer contato visual e falar com frequência. O tipo de palavras que usamos e o tom em que as usamos podem ter um impacto significativo na mudança do significado do que dizemos.

Por exemplo, pense em uma situação em que um membro da equipe cometeu um erro que custou caro para o negócio e causou trabalho extra para sua equipe. 

Erros desse tipo são algo que um bom líder gostaria de abordar. Mas a maneira como o líder discute a questão pode ter um impacto significativo sobre como o funcionário recebe as informações.

Considere as frases abaixo:

  • Estou com raiva que você tenha cometido este erro.
  • Estou preocupado que esse erro tenha acontecido.
  • Esse erro aconteceu. O que você acha que deu errado? O que podemos aprender disso?

Cada um aborda o erro, mas o significado transmitido é muito diferente. A primeira afirmação é confrontadora, a segunda é indireta e a terceira é mais colaborativa e construtiva. 

Podemos ver, então, como o tom e a escolha das palavras podem fazer tanta diferença na comunicação e influenciar o comportamento futuro.

Quais são as boas habilidades de comunicação para ter?

Quer seja uma empresa ou uma pequena empresa, é essencial ter uma boa comunicação de cima para baixo. 

Parte de ter uma boa comunicação é entender um “significado compartilhado”. Refere-se às informações reais sendo compreendidas por cada parte envolvida, usando palavras que significam o mesmo para todos.

Mesmo os líderes podem ter dificuldade em se comunicar. Isso vem de uma pesquisa do Interact perguntando aos empregadores como eles se sentem em relação à comunicação com seus funcionários.

Como líder empresarial, você precisa analisar como se comunica no local de trabalho para ver onde pode melhorar. 

Então, você pode desenvolver uma estratégia de comunicação forte para que todos possam trabalhar.

Principais maneiras de ter uma comunicação eficaz no trabalho

Organize reuniões para ouvir o colaborador e ter uma comunicação eficaz

Parece simples, mas muitas vezes não é praticado o suficiente. 

Ouvir os outros é sem dúvida a habilidade de comunicação mais importante que você pode ter. Se você acha que tem a tendência de falar sobre os outros, tente ser mais paciente. 

Você terá a oportunidade de deixar seu ponto de vista quando terminar – especialmente se você for o chefe.

Quando os funcionários sentem que estão sendo ouvidos, eles se sentem mais valorizados e apreciados e criam uma cultura mais colaborativa. 

Também lhe dá a chance de entender os problemas ou preocupações sobre uma tarefa da perspectiva de um funcionário. Isso pode melhorar o engajamento dos funcionários.

Rapidez para comunicação eficaz no local de trabalho

Fale com qualquer gerente de negócios de sucesso e todos dirão que o tempo é seu ativo mais importante. 

Quando as discussões se arrastam, isso não só pode diluir a importância da mensagem, mas também pode complicá-la demais. Mantenha sua comunicação breve e direta.

Tenha uma comunicação clara

Não presuma que a outra pessoa entende o que você está dizendo. Da mesma forma, não tenha medo de falar se precisar de clareza sobre algo. 

Fazer perguntas pode ajudá-lo a obter uma melhor compreensão de certas situações, e você deve sempre encorajar seus funcionários a perguntar se eles estão inseguros.

Isso não só pode melhorar as relações com os funcionários, mas também pode ajudar a minimizar erros. Às vezes, uma pergunta simples para verificar novamente pode evitar que erros aconteçam.

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Estilo de comunicação

Para oferecer uma boa liderança, você precisa refinar seu estilo de comunicação. 

Você precisa se esforçar para estabelecer uma rotina, para que seus colegas e clientes saibam o que esperar.

Isso também se refere à frequência da comunicação. Se você responder um minuto depois de seu cliente entrar em contato com você, então ele se acostumará a esse alto nível de comunicação, que nem sempre você pode oferecer.

Mantenha a mente aberta

Mente aberta é outra boa habilidade de comunicação. Isso permite que você entre em uma conversa sem julgamento ou ideias preconcebidas, dando à pessoa que fala a confiança para explicar novas ideias que podem beneficiar o negócio.

Se você for rápido para encerrar as coisas, os funcionários ficarão menos inclinados a lhe contar suas ideias. Suas conversas serão menos honestas e menos produtivas por causa disso. 

Ao manter a mente aberta, você está disposto a entrar em um diálogo com alguém cuja opinião você pode não concordar e pode se surpreender ao finalizar.

Dicas para uma comunicação eficaz

Reuniões presenciais

Organize reuniões presenciais sempre que possível, especialmente se tiver algo desafiador para discutir. 

É fácil interpretar mal e-mails e quase impossível ler o tom. Pode ser mais demorado encontrar-se presencialmente, mas é uma maneira muito melhor de se conectar com colegas.

É mais provável de produzir um resultado positivo, mesmo se você estiver se encontrando para discutir questões delicadas.

Crie uma atmosfera receptiva e aberta 

Os funcionários precisam saber que sua opinião é valorizada. 

Certifique-se de que haja canais de comunicação claros para que a equipe faça perguntas (sem medo de ser considerada incompetente).

Busque sempre fornecer feedback sobre seu ambiente de trabalho e experiência de RH e saiba que eles têm alguém com quem conversar se surgir algum problema.

Incentive a comunicação dentro das equipes 

Não são apenas os líderes que precisam saber como se comunicar de forma eficaz. Uma boa comunicação dentro das equipes aumenta a produtividade e ajudam a criar um ambiente de trabalho mais positivo

Atividades e eventos sociais fora do trabalho podem ajudar as equipes a se conhecerem melhor e a se sentirem mais à vontade para se comunicarem mais abertamente.

É evidente que promover uma comunicação eficaz no local de trabalho é benéfico para gerentes e funcionários. 

Embora possa exigir algum esforço para estabelecer uma cultura de comunicação saudável, pode fazer uma diferença real na experiência do funcionário e nos resultados de trabalho positivos.

Como você pode melhorar a forma como sua organização se comunica?

Abaixo, descrevemos algumas das principais áreas onde as organizações podem melhorar e aprimorar a comunicação entre suas equipes.

Definir metas e expectativas 

Os líderes precisam entregar metas claras e alcançáveis ​​para equipes e indivíduos, delineando exatamente o que é necessário em qualquer projeto.

Seja como for, todos os funcionários precisam estar cientes dos objetivos do projeto, do departamento e da organização como um todo.

Transmita sua mensagem com clareza 

Certifique-se de que sua mensagem seja clara e acessível aos funcionários. 

Para fazer isso, é essencial que você fale clara e educadamente – transmitindo sua mensagem com clareza, sem causar confusão ou ofensa.

Escolha sua mídia com cuidado  

Depois de criar sua mensagem, você precisa garantir que ela seja entregue no melhor formato possível. 

Embora a comunicação face a face seja de longe a melhor maneira de construir a confiança dos funcionários, nem sempre é uma opção. Por isso é bom entender qual canal é o melhor para a troca de informações. 

Mantenha todos envolvidos 

Certifique-se de que as linhas de comunicação estejam abertas o tempo todo. 

Busque e incentive ativamente relatórios de progresso e atualizações de projetos. Isso é particularmente importante ao lidar com funcionários remotos.

Ouça e mostre empatia 

A comunicação é um processo bidirecional e nenhuma empresa ou indivíduo sobreviverá por muito tempo se não ouvir e encorajar o diálogo com a outra parte. 

Ouvir mostra respeito e permite que você aprenda sobre quaisquer questões pendentes que você possa precisar abordar como empregador.

Por que ter uma comunicação eficaz é importante?

Como líder, ser um comunicador eficaz no trabalho é vital. Uma das melhores maneiras de melhorar a comunicação dentro da sua empresa é investir em ferramentas de comunicação e outras maneiras de treinamento. 

Em síntese, ter uma comunicação eficaz no ambiente de trabalho pode ser um desafio se não houver planejamento e uma cultura organizacional bem estruturada. 

A comunicação é essencial para o desenvolvimento saudável da empresa, para a retenção de funcionários, saúde mental e bem-estar de todos. 

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