A colaboração no local de trabalho é uma necessidade para qualquer empresa, e a forma como ela acontece é determinante para o bem-estar dos funcionários e para o bom andamento das atividades.
Essa prática deveria ser uma experiência positiva para todos, mas muitas vezes os métodos adequados de colaboração não são priorizados ou são implementados sem método.
Neste artigo, vamos ver sete maneiras de tornar a colaboração entre colegas e equipes uma experiência positiva para todos, com algumas melhores práticas e dicas de ferramentas para tornar esse processo fluido e agradável.
- Transparência no local de trabalho
- Atividades em equipe
- Programas de mentoria
- Sessões regulares de brainstorming
- Videoconferência semanal
- Ferramentas de colaboração em equipe
- Sessões de feedback
Transparência no local de trabalho gera colaboração
A transparência se tornou um dos elementos centrais de uma ótima colaboração no local de trabalho e não pode ser descartada. Ser aberto sobre o funcionamento da empresa e as expectativas de cada indivíduo é o primeiro passo para criar uma atmosfera colaborativa.
Usar recursos visuais é uma ótima forma de comunicar a todos de forma memorável e interativa quais são as etapas, tarefas e as respectivas equipes envolvidas em um projeto. Veja este diagrama de Gantt, por exemplo, que é usado para deixar claros os papéis e atribuições de sua equipe, bem como as datas em que cada atividade deve ser iniciada e concluída.
Esse tipo de visual pode ser editado por todos enquanto as atividades vão sendo concluídas e novas tarefas precisem ser adicionadas. Quando as pessoas entendem o seu papel na empresa, as atividades realizadas ganham sentido e a colaboração se torna mais planejada e simples.
Mas, além disso, os funcionários precisam sentir que podem procurar seus gerentes com quaisquer problemas, dúvidas ou ideias que possam ter e que podem colaborar abertamente com seus colegas da equipe e entre departamentos.
Por isso, é importante que todos tenham acesso ao organograma com os contatos de pessoas-chave de cada equipe.
Para aumentar a colaboração no local de trabalho, promova atividades em equipe
Existem inúmeras atividades que as empresas podem oferecer para melhorar as conexões dos funcionários entre si, criando assim uma atmosfera mais colaborativa.
Atividades como rafting e golfe não estão disponíveis para todos, mas a experiência de aprender e jogar com seus colegas cria grandes laços entre as pessoas. Muitas empresas levam equipes individuais, ou às vezes todo o pessoal, em excursões ao ar livre ou para praticar esportes.
As atividades em equipe também são uma ótima maneira de sair do escritório – enquanto o próprio espaço do escritório é reconfortante de várias maneiras, uma mudança de cenário ajuda a mente a crescer. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver funcionários remotos ou distribuídos.
Essa também é uma boa maneira de ver como os funcionários reagem a diferentes situações e pode fornecer muitas informações sobre as pessoas que, de outra forma, seriam perdidas.
Mais do que qualquer outra coisa, as atividades em grupo ajudarão as pessoas a se aproximarem e tornarão a colaboração no local de trabalho um exercício mais natural e frutífero.
Programas de mentoria
As mentorias são outra excelente maneira de formar laços fortes entre funcionários, gerentes e até executivos. Dentro de cada equipe e de cada estrato do organograma, as pessoas têm tipos específicos de habilidades que as tornam inestimáveis e únicas.
Mas muitos desses membros das equipes desejam melhorar suas habilidades além do que têm atualmente, e uma maneira de fazer isso é ter colegas mentores uns dos outros. Você também pode fazer com que a equipe mais experiente acolha um funcionário sob sua tutela temporariamente, mostrando a eles o ambiente e os procedimentos.
Esse tipo de iniciativa tem ainda a vantagem de estimular um ambiente de amizade, solidariedade e gratidão que vai fortalecer a colaboração no longo prazo.
Embora os funcionários geralmente sejam contratados para funções específicas dentro de uma organização, as pessoas tendem a ter habilidades além de suas designações que também podem ser compartilhadas com outras pessoas, expandindo assim os talentos.
A criação de programas de orientação pode trazer enormes benefícios a longo prazo para sua empresa e melhorar a atmosfera colaborativa no local de trabalho.
Sessões regulares de brainstorming
Como mencionamos, os funcionários de uma organização possuem diversos conjuntos de habilidades, que devem ser compartilhados. Para fazer isso e promover a colaboração no local de trabalho, considere realizar sessões regulares de brainstorming.
Essas sessões são um ótimo lugar para incentivar novas formas de pensar, gerando novas ideias que podem beneficiar a equipe e o negócio. E mesmo que todas as ideias das sessões não sejam usadas, vale a pena anotá-las para uso ou desenvolvimento futuro.
No entanto, as sessões de brainstorming não devem ser eventos únicos. Programe-os regularmente – mensalmente ou trimestralmente – para que as pessoas possam criar um banco de ideias para compartilhar na sessão.
A razão pela qual o brainstorming funciona tão bem é porque une as pessoas com um propósito singular – fazer com que os outros pensem e gerem mais ideias.
Experimente criar e compartilhar um mapa conceitual como este abaixo após cada sessão com os integrantes das diversas equipes para aumentar a familiaridade entre os times. Isso ajuda a facilitar a colaboração positiva no local de trabalho de forma contínua.
Além disso, experimente compartilhar materiais sobre técnicas de design thinking, para que todos estejam ambientados.
Videoconferências semanais
Há tanta tecnologia disponível no momento e elas devem ser usadas para que os colegas se sintam conectados uns com os outros e com seus gerentes.
Uma das melhores ferramentas para colaborações positivas é a videoconferência – existem ferramentas de videoconferência excelentes e baratas agora disponíveis para empresas.
Mas por que escolhemos a videoconferência em vez de reuniões internas regulares? Por causa do aumento de trabalhadores remotos.
As empresas, pequenas e grandes, estão começando a empregar um grande número de trabalhadores remotos ou modelos híbridos, seja pensando no bem-estar dos colaboradores, para economizar em despesas gerais ou agregar talentos que podem estar localizados em outras cidades.
Facilitar colaborações positivas entre equipes internas e trabalhadores remotos pode ser um desafio se você confiar inteiramente em reuniões presenciais. Em vez disso, realizar videoconferências semanais com seus funcionários permitirá que as pessoas “se conheçam” e as deixem mais à vontade para colaborar.
Para tornar as reuniões mais organizadas e democráticas experimente criar um roteiro para distribuir entre os participantes, contendo os assuntos a serem tratados, o tempo para cada pauta e para intervenções de cada participante com antecedência suficiente para que todos possam enviar sugestões.
Além de otimizar o tempo durante o encontro, isso faz com que todos sintam que são participantes ativos da conversa.
Ferramentas de colaboração em equipe
Na mesma linha da videoconferência, existem várias outras ferramentas que as empresas podem usar para garantir que a colaboração no local de trabalho seja uma experiência positiva contínua.
Existem inúmeras ferramentas de colaboração em equipe, como Slack e Trello, que possibilitam a comunicação com os membros da equipe, mesmo que estejam localizados em fusos horários diferentes.
A razão pela qual essas ferramentas estão se tornando populares é porque elas incentivam a comunicação bidirecional, que já mencionamos é extremamente importante.
Ser capaz de alcançar as pessoas que você deseja quando precisar delas e saber que você obterá uma resposta oportuna é necessário para um processo colaborativo harmonioso.
E quando os trabalhadores sabem que poderão se comunicar sem problemas uns com os outros e com seus gerentes, descobrirão que colaborar é uma experiência muito mais positiva.
Sessões de Feedback
Há outra forma de comunicação bidirecional que é muito importante para tornar os ambientes colaborativos um sucesso – o feedback.
Dar e receber feedback é uma das principais maneiras de melhorar o engajamento dos funcionários – e também uma das mais difíceis de implementar.
Há muito tempo as empresas têm um histórico de olhar para as sessões de feedback como um espelho unidirecional – gerentes e executivos dão feedback a seus subordinados e é isso.
Mas esse método não funciona, já que simplesmente receber feedback sobre seu trabalho, desempenho, comportamento ou atitude pouco ajuda uma pessoa. O que importa é entender por que ela se saiu bem ou mal.
É importante que as sessões de feedback sejam nos dois sentidos – um gestor pode compartilhar seus pensamentos com os funcionários, mas também precisa estar aberta a receber críticas ou elogios dos funcionários.
Esse método exigirá uma mudança de mentalidade para as empresas, mas é uma abordagem eficaz e promoverá um senso de camaradagem no local de trabalho, incentivando a colaboração.
Conclusão
As dicas acima para tornar a colaboração no local de trabalho uma experiência positiva para todos os envolvidos levarão tempo para serem implementadas. Mas, uma vez que esses sistemas sejam implementados, você verá uma atmosfera muito melhor no local de trabalho, que ajuda as pessoas a colaborar e se comunicar, o que terá um resultado positivo a longo prazo.
